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Praxisorganisation

Qualitätsmanagement

Ballast belastet und Aufräumen befreit

Theresia Wölker

29.7.2021

Ordnung ist wie ein Muskel: Er muss regelmäßig trainiert werden. Gerade der anstehende Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, mal wieder mit scharfem Blick durch die Praxis zu gehen und unnötigen Ballast loszuwerden.

Nach einer Studie des Fraunhofer-Instituts verbringen wir im Schnitt etwa 10 % eines Arbeitstages damit, nach Dokumenten zu suchen oder Störendes aus dem Weg zu räumen. Und vielleicht fehlt es Ihnen oder Ihren Mitarbeiterinnen ja gelegentlich auch an Durchblick, Überblick oder Orientierung? Dann kann es mitunter sehr hilfreich sein, erst einmal am eigenen Arbeitsplatz für Durchblick und Klarheit zu sorgen. Denn wer sich überlastet und gestresst fühlt, bei dem ist die Energie meist ins Stocken geraten. Nichts läuft mehr. In einer solchen Situation ist es hilfreich, erst mal im äußeren Bereich, also sichtbar, Ordnung zu schaffen. Dadurch ordnet sich auch das innere Chaos und kann so ein Impuls sein, den Energie-fluss wieder in Schwung zu bringen. Sie machen sich sozusagen ihren Weg frei. Pfarrer Kneipp nannte die Ordnung als eine von fünf wichtigen Lebenssäulen seiner Lehre. Damit ist vor allem die innere Balance und der Gleichklang mit dem Körper und der Natur gemeint, sich nach Momenten der Belastung bewusste Entlastung zu gönnen. Das innere Gleichgewicht zu stabilisieren heißt, mit sich im Reinen zu sein, Ruhe und Stille zu empfinden, zu genießen und sich ganz gezielte Auszeiten zu nehmen. Nur so kann der Körper Kraft tanken und die nötige Abwehr gegenüber äußeren Einflüssen sammeln.


Innere Ordnung – äußere Ordnung!

Die Prinzipien der „inneren Ordnung“ können nur wirken, wenn auch die äußeren Rahmenbedingungen einer klaren Struktur entsprechen. Gelebte Ordnung ist eine der Grundvoraussetzungen eines engagierten und wirkungsvollen Qualitätsmanagements – und ein Qualitätsmerkmal der professionell geführten Arztpraxis. Zudem schlagen unaufgeräumte Schreibtische und chaotische Arbeits­plätze Menschen aufs Gemüt und verändern das Arbeitsklima ins Negative. Äußere Ordnung hat eine positive Wirkung auf die Psyche. Wer sich von unnötigem Ballast befreit, befreit auch den Geist. In der Praxis sind aufgeräumte Schreibtische und Zimmer ein erkennbares Zeichen gelebter Ordnungsstrukturen. Qualität ist schließlich auch das, was Patientinnen dafür halten. Und sie schließen vom Äußeren aufs Innere, d. h. von der tatsächlich gelebten und sichtbaren Ordnung oder Unordnung auf die Qualität der medizinischen Arbeit und die Dienstleistungsqualität. Eine gute Ablage, der Papierkorb und der elektrische Reißwolf sind die besten und einfachsten Instrumente für funktionierende Ordnung an den Arbeitsplätzen der Praxis. Und der elektronische Datenaustausch macht das Ordnung halten zwar nicht unbedingt einfacher, verlagert es aber auf eine andere Ebene.


Patienten schließen gerne von äußeren auf innere Werte.

Was früher die physische Unordnung auf dem Schreibtisch war, wird heutzutage mehr und mehr zur digitalen Unordnung auf dem PC-Desktop oder im E-Mail-Postfach. Aber auch für den E-Mail-Eingang gilt: wenn sich viele unbeantwortete Mails darin finden, wächst das Unbehagen und damit auch die Arbeitseffizienz. In vielen Praxen ist die digitale Ablage längst Alltag. Alle Patientendaten werden in der Praxisverwaltungssoftware gespeichert – dort sind sie sofort zugänglich. Aber natürlich gibt es auch jede Menge Korrespondenz, die keiner Patientin zugewiesen ist und daher nach einem anderen System geordnet werden muss. „Ordnung“, so sagt ein altes Sprichwort, „ist das halbe Leben“ und meint damit, dass ein ordnungsliebender Mensch auch bei einem anspruchsvollen Beruf sein Leben schon halb gemeistert hat. Die Ordnungsliebe ist eine unverzichtbare Eigenschaft für jede Form der gemeinsamen Arbeit – also auch für das Praxisteam. Gerade im Team sollte auch die ultimative Regel für Ordnung zum Einsatz kommen: Alles hat seinen Platz und kehrt nach Benutzung wieder an seinen Platz zurück. Wenn alle Teammitglieder diese einfache Regel kennen und leben, wird das „Ordnung halten” fast zum Kinderspiel. Und es ist einfacher, als man vielleicht glauben mag. Ein anderer Tipp zum Optimieren des Aufräumens sind fixe Zeiten für Aufräumaktionen. Diese sogenannte O-Zeiten (Ordnung machen) liegen idealerweise natürlich am Beginn oder Ende des Tages, vielleicht sogar der Arbeitswoche. Das begrenzt automatisch auch den Zeitaufwand – schließlich stehen irgendwann die ersten Patientinnen auf der Matte. Vielen ist gar nicht bewusst, wie viel man in nur zehn Minuten schaffen kann. Und zu zehn Minuten kann fast jeder den inneren Schweinehund überreden.


Praxisrundgang mit der Patientinnenbrille

Gerade zum Jahresende oder zu Beginn des neuen Jahres ist es ein guter Zeitpunkt für ein internes Audit mit der Thematik: Selbstbewertung der Praxis mit Schwerpunkt „sichtbare Ordnung“. Machen Sie dazu einen Rundgang durch die Praxis mit der „Patientinnenbrille“. Papierstapel, zerfledderte, alte Zeitschriften und ungepflegte Pflanzen („melancholisches Gemüse“ nannte das einmal eine entsetzte Praxisbesucherin), überfüllte Papier­körbe und unsaubere Computer-Tastaturen sprechen ihre eigene Sprache. Und oft haben Patientinnen ausreichend Zeit, sich diese Details anzusehen. Gelebtes Qualitätsmanagement zeigt sich in klaren einfachen Strukturen, sichtbarer Ordnung und einem professionellen Hygienestandard. Aufräumen bringt die Energie in Gang und hilft, Festgefahrenes wieder in Bewegung zu bringen. Ausmisten und Loslassen, was man nicht mehr braucht, ist immer auch ein Stück Vergangenheitsbewältigung und schafft Platz für Neues. Nach dem Feng-Shui-Prinzip kommen in vollgestopften Räumen die Energien zum Erliegen. Ordnung nach dieser chinesischen Harmonielehre hat unter anderem zum Ziel, die Umgebung so zu gestalten, dass der Mensch in einem angenehmen, ihn kräftigenden Raum leben und arbeiten kann.


Mit einer Aufräumaktion sorgen Sie für frischen Wind

Starten Sie Ihre Aufräumaktion, sorgen Sie für frischen Wind in den Schränken, in den Akten und in der sichtbaren Ordnung der Praxis. Und damit für frische Energie. Dass Ordnung wirkt, wusste schließlich schon Pfarrer Kneipp. Wie so vieles im Leben geht auch das Aufräumen im Team leichter. Und wenn Sie fertig sind, sollten Sie sich auch als Team belohnen. Gönnen Sie sich etwas, was allen gut tut. Damit motivieren Sie die Mitarbeiterinnen für die nächste Aufräumaktion und stärken darüber hinaus das Teamgefühl.

Die Autorin

Theresia Wölker
Beraterin und Fachreferentin im Gesundheitswesen
(Schwerpunkte QM, ­Kommunikation, Stressbewältigung und Resilienz)

www.theresia-woelker.de

Bildnachweis: privat

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