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Praxisorganisation

Professionelle Teamarbeit in der Privatpraxis

Neue Mitarbeiterinnen suchen und einarbeiten

Theresia Wölker

29.7.2021

Zielführende und funktionierende Zusammenarbeit in der Praxis erfordern gute Strukturen und klare Strategien. Dazu braucht es passendes Personal. Wir geben Tipps zur Suche und zum Eingewöhnen neuer Mitarbeiterinnen.

Der Erfolg einer Praxis steht und fällt mit der Qualifikation und den Fähigkeiten der Mitarbeiter. Bayerisch derb beschreibt das der Satz „Wie der Herr, so´s Gescherr“. Doch kompetentes Personal zu finden, ist nicht immer leicht. Die Wohlfühlbilanz für anspruchsvolle Patientinnen in der Frauenarztpraxis braucht beides: eine Vertrauensbasis zu Ihnen als Arzt, aber auch zu Ihrem Team. Wachsamkeit bei der Mitarbeiterauswahl und Teamführung ist geboten, denn gerade kritische Privatpatientinnen sind im besonderen Maße Multiplikatoren und somit kostenlose Marketing-Berater – im positiven wie im negativen Sinn. MFAs sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Praxis. Fühlen sich die Arzthelferinnen im Unternehmen wohl, finden sie Wertschätzung und vertrauen sie der Praxisleitung, erhöht das ihre Leistungsbereitschaft. Die strukturelle Basis dafür findet sich in der Managementlehre. Um eine neue MFA für die Praxis zu finden, kann man natürlich nach wie vor ganz klassisch eine Stellenanzeige in der lokalen Tageszeitung aufgeben. Es bieten sich aber auch verschiedene andere Wege an. Sie können beispielsweise die Stellenbörsen der KVen nutzen, dieser Service ist kostenlos. Eine Anzeige kann man auch unter www.medi-jobs.de aufgeben. Hier ist allerdings nur die Basisversion kostenfrei und eine ausführlichere Premium-Anzeige schon recht teuer. Ein besonders auf MFAs zugeschnittenes und günstiges Portal ist www.mfa-jobnet.de. Hier finden sich auch viele praktische Tipps und Hinweise zur Ausgestaltung der Stellenanzeige.

Für junge Mitarbeiterinnen bieten sich auch Social-Media-Kanäle an, etwa Facebook. Hier gibt es Seiten, auf denen sich speziell MFAs austauschen und auf denen man auch Stellenanzeigen schalten kann. Und am einfachsten ist es, das eigene Team mit zu involvieren. Denn häufig kennt jede MFA jemanden, der jemanden kennt, der einen neuen Job sucht. Wichtig ist vor allem ein klares Anforderungsprofil. Privatpatientinnen sind Very Important Patients und kommen mit einer bestimmten Erwartungshaltung. Deshalb ist es hilfreich, in einem schriftlichen Anforderungsprofil – unter Bezugnahme auf das Praxis-Leitbild/Motto –, klar die Skills zu formulieren, die von der neuen MFA erwartet werden. Die Auflistung dient auch als Grundlage für ergänzende Schulungsmaßnahmen, die nach einer Einstellung mittel- oder langfristig eingeplant werden können. Eine entsprechende Stellenanzeige könnte in etwa so lauten: „Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir laufend begeisterungsfähige Talente mit hohem Qualitätsbewusstsein, Dienstleistungs- und Lösungsorientierung, charmantem und herzlichem Auftreten sowie guten Englischkenntnissen. Unsere Mitarbeiter arbeiten gerne in einem dynamischen Team und bringen eigenverantwortlich ihre Fachkenntnisse und Talente ein.“ Praktika und Kennenlerntage dienen dem gegenseitigen Kennenlernen unter realen Bedingungen. Nicht zuletzt sollte vor der endgültigen Entscheidung auch das bestehende Team mit eingebunden werden.

Der erste Arbeitstag

Ist eine neue Mitarbeiterin ausgewählt, dient das Startgespräch und die Begleitung durch eine Mentorin vor allem der Annäherung und Herstellung von Gemeinsamkeiten und Zielen. Die können von Praxis zu Praxis stark variieren. In Praxen mit einem hohen Anteil an Privatpatientinnen wird dieser Patientengruppe dann auch ein besonderer Stellenwert zukommen. Der „Patin“ fällt dann – neben der fachlichen Einweisung – das notwendige Einüben von Umgangsformen und erwarteten Verhaltensweisen zu, etwa am Telefon oder bei der Begrüßung. Diese – auch schriftlich dokumentierten – Anforderungen in der Stellenbeschreibung dienen dem periodisch wiederkehrenden Feedbackgespräch bzw. dem konstruktiven Kritikgespräch unter vier Augen als Grundlage und Motivation.


Der Praxis-Alltag

Das Praxis-Handbuch ist die schriftlich dokumentierte Grundlage der Organisation. Jede Praxismitarbeiterin sollte es kennen, denn es enthält alle verbindlichen Arbeitsanweisungen. Die Empfehlung ist, in jeden Arbeitsvertrag diesen Hinweis aufzunehmen: „Alle Dokumente im Qualitätsmanagement-Handbuch sind verbindliche Dienstanweisungen für alle Mitarbeiter dieser Privatpraxis.“ Das sichert den gleichen Wissensstand im Praxisteam.

Die mündlichen Instrumente der Mitarbeiterführung wie regelmäßige Arbeits-/Teambesprechungen, die morgendlichen Briefings und Mitarbeitergespräche sichern den Informationsfluss und die kluge Menschenführung innerhalb des Teams. Rückmeldungen des Patientenstammes geben oft wichtige kreative Impulse oder auch erste Warnsignale, die genutzt werden sollten. Sie als Führungskraft leisten durch Wertschätzung einen wesentlichen Beitrag zur Gesundheit, Motivation und Leistungsfähigkeit Ihres Teams. Umgekehrt gilt: Mitarbeiter mit leerem „Wertschätzungs-Tank“ können krank werden. Schlimmer noch: sie machen „Dienst nach Vorschrift“, und die Fehlerquote steigt an. Vom Leiter des Instituts für Medizinische Soziologie, Professor Johannes Siegrist, stammt das Buch „Der Homo Oeconomicus bekommt Konkurrenz. Die Wiederentdeckung der Emotion in der Wirtschaft“. Darin belegt er, dass Arbeitsbedingungen mit dem Ziel der reinen Nutzenmaximierung krank machen – und zwar die Mitarbeiter. Die Wertschätzung und Motivation des Teams zeigt sich nicht nur in den pekuniären Vereinbarungen, vor allem auch in der systematischen Förderung der Teammitglieder, aber auch in der menschlichen Zuwendung und Anerkennung von guten Leistungen. Dazu gehört heute auch ein praxisinternes Gesundheitsmanagement für die Mitarbeiter. So können sie glaubwürdig die Vorbildfunktion für einen gesunden Lebensstil verkörpern. Bewährte Möglichkeiten, die Motivation der Teammitglieder hoch zu halten, sind:

• betriebliche Gesundheitsförderung

• Fortbildungsangebote (Jahres-Schulungsplan)

• Hospitationen in anderen Praxen/Einrichtungen

• betriebliches Vorschlagswesen

• Leistungsbeurteilungen/Prämien

• betriebliche Altersversorgung/Zusatzleistungen

• Events (Betriebsausflug)

Das alles kostet Sie persönlichen Einsatz und sicher auch eine Stange Geld. Aber unter dem Strich ist es immer einfacher, ein funktionierendes Team zusammenzuhalten, als ständig ein neues aufzubauen.

Fazit für die Praxis

Nur im Team ist eine Praxis stark. Funktionierende Arztentlastung und das Erreichen der betriebswirtschaftlichen Ziele braucht gute Strukturen und klare Strategien. Neben der wertschätzenden Behandlung der Patientinnen von der Anmeldung bis zum Verlassen der Praxis geht es dabei grundsätzlich um das Selbstverständnis aller Teammitglieder. Sie dürfen von Ihren MFAs durchaus die hohe Service- und fachlichen Qualität eines gehobenen Sterne-Hotels erwarten – müssen das aber auch vorleben. Denn neben der soliden Fachkompetenz benötigen die Teammitglieder auch eine regelmäßige „Energiezufuhr“ durch vorbildliches Führungsverhalten, Feedback und Wertschätzung, Mitbestimmung und einen kontinuierlichen Austausch. Die Sicherung von hoher Qualität und anspruchsvollen Standards ist nur durch kontinuierliche Weiterentwicklung in der ständigen Teamförderung und -entwicklung möglich.

Die Autorin

Theresia Wölker
Beraterin und Fachreferentin im Gesundheitswesen
(Schwerpunkte QM, ­Kommunikation, Stressbewältigung und Resilienz)

www.theresia-woelker.de

Bildnachweis: alvarez (iStockphoto); privat

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