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Management

Personalführung bei Engpässen

Nur Gemeinsam lassen sich schwierige Situationen bewältigen

Uwe Zoske

27.7.2021

Fällt einmal ein Mitarbeiter aus, sollten Sie und Ihr Team vorbereitet sein, damit die Praxisabläufe nicht ins Stocken geraten. Wichtig ist, schon zuvor einen Stellvertreter bestimmt zu haben und das gesamte Personal mit ins Boot zu nehmen. Doch wie motivieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Mehrarbeit?

Zum Führen einer Praxis gehört auch die Personalführung. Dennoch wird dieses elementare Thema viel zu häufig kaum beachtet. Wenn die Praxisabläufe schon im „geregelten Betrieb“ nicht immer reibungslos funktionieren, potenzieren sich Probleme beim Ausfall von einem oder mehreren Mitarbeiter(n). Daher ist es essenziell, vorausschauend zu planen, denn i. d. R. ist die Personaldecke so ausgestattet, dass die Abläufe gut zu bewältigen sind – ein Puffer bei einem Personalausfall aber nicht unbedingt vorhanden ist. Welche Maßnahmen können im Vorfeld umgesetzt werden, um auch in einer akuten Engpasssituation zu bestehen?

Stellvertreter bestimmen

Stellenbeschreibungen sind notwendiger Bestandteil des Qualitätsmanagements. Zu ihrem Inhalt gehört auch, einen Mitarbeiter zu bestimmen, der den hauptverantwortlichen Stelleninhaber vertreten kann. Selbstverständlich muss diese Person damit einverstanden sein und über die grundsätzlichen Fähigkeiten dazu verfügen.

Regelmäßige Einbindung des Vertreters

Vertreten kann nur derjenige, der die Inhalte der zu vertretenden Stelle kennt und sich immer wieder damit beschäftigt. Sinnvoll ist daher, in klar formulierten Abständen Termine zu vereinbaren, an denen der hauptamtliche Stelleninhaber die Inhalte seiner Stelle dem Vertreter vermittelt. Nur so wird die Vertretung das notwendige Grundgerüst erhalten, um das gewünschte Qualitätsniveau zu erreichen. Dies ist „nur“ ein Kompromiss, er wird aber den Praxisbetrieb aufrechterhalten!

Positiv mit Ausfallsituation umgehen

Sollte absehbar sein, dass ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum ausfällt, sollten Sie ganz aktiv und positiv damit umgehen. Rufen Sie Ihr Team zusammen, führen Sie ein kurzes Meeting durch und sprechen Sie gemeinsam über das geplante Szenario. Hier hilft eine motivierende und positive Ansprache, die Ihr Team darin bestärkt, dass Sie die Situation als eine Herausforderung betrachten, die das Team bestehen wird.

Lösungen sammeln

Sie müssen keine Lösungen liefern. Vielmehr sollte es Zielsetzung des Meetings sein, Vorschläge aus dem Team zu sammeln, wie die Praxis mit Personalengpässen umgehen könnte. Muss der ausgefallene Mitarbeiter 1:1 ersetzt werden oder gibt es funktionierende Kompromisse? Von der Teamseite kommen hier i. d. R. sehr gute Hinweise und die letztlich verabschiedete Lösung sorgt als gemeinsam gefundener Weg für eine viel größere Identifikation mit den Maßnahmen. Binden Sie also Ihr Team unbedingt in die Erarbeitung des Wegs ein. Einen größeren Vertrauensbeweis in die Kompetenz und Lösungsorientierung Ihrer Mitarbeiter können Sie nicht zeigen.

„Mitarbeiter wertzuschätzen und ihnen zu vertrauen, ist gerade in schwierigen Situationen unabdingbar für ein ‚funktionierendes‘ Miteinander.“

Abläufe ändern

Sicherlich kommen auch Lösungen zur Sprache, die eine Reduzierung des Arbeitsvolumens bedeuten und zu einem Umsatzrückgang führen werden. Die  Erfahrung zeigt, dass man sich häufig gegen Maßnahmen sträubt, die mit Einschränkungen verbunden sind. Realistisch betrachtet ist dies aber eine logische Konsequenz. Außerdem lassen sich insbesondere über das Terminbuch „Verluste“ reduzieren. Welche Behandlungen können aus medizinischer und monetärer Sicht verschoben werden? Dahinter steckt die Antwort auf die Frage: „Wie kann ich das Terminbuch entsprechend der aktuellen Personalsituation ändern, dass sich der monetäre Schaden möglichst gering darstellt?“ Dass medizinische Notwendigkeiten immer im Vordergrund stehen, versteht sich von selbst.

Regelmäßiges Feedback

Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie wissen möchten, wie es ihnen geht. Weisen Sie explizit darauf hin, dass Sie einen offenen Dialog führen möchten und Probleme sowie eventuelle Überforderungen umgehend angesprochen werden können. Bestärken Sie Ihre Mitarbeiter darin, dass sich niemand dafür „schämen“ muss, zu Ihnen zu kommen, wenn der Schuh drückt. Offenheit Ihrerseits verursacht Vertrauen und gibt Sicherheit. Darüber hinaus sollten Sie auch immer wieder von sich aus auf Ihre Angestellten zugehen und sich nach ihrem Befinden erkundigen. Es muss keine große Ansprache sein. Die einfache Frage „alles gut?“, ehrlich und interessiert gemeint, fühlt sich gut an und hilft!

Korrekturen durchführen

Neue Situationen machen immer wieder Korrekturen notwendig. Fallen die Feedbacks so aus, dass diese notwendig werden, sollten Sie sie durchführen. Aber auch hier gilt: Beziehen Sie Ihr Team mit ein: „Welche Idee hast Du?“

Kurzes Feedback am Abend

Ein kurzes Feedbackgespräch am Abend – zehn Minuten reichen aus – trägt sehr zur Motivation bei, eine schwierige Situation zu überstehen. Aus den Informationen lassen sich direkte Verbesserungen ableiten und wenn der Tag reibungslos verlief, dient diese Zeit dazu, sich auf die Schulter zu klopfen. Wichtig ist, ein ehrliches Feedback zuzulassen. Wenn Sie Kritik zu äußern haben, tun Sie es unbedingt – sachlich, konstruktiv und motivierend! Am Ende sollte immer etwas Positives stehen, um für den kommenden Tag gerüstet zu sein. Loben Sie Ihr Team für den gezeigten Einsatz und zeigen Sie ihm Ihre Wertschätzung und Ihr Vertrauen. Dies ist gerade in einer schwierigen Situation ein ganz wichtiges Element zur Stärkung des Miteinanders.

Der Autor

Uwe Zoske
Risikomanagement und Marketingberatung
med3
55130 Mainz

zoske@med3.net

Literatur beim Autor

Bildnachweis: privat

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