Die „Schnecken-Post“ gilt heute vielen als ein Medium aus einer alten Welt. Das ist aber nur die halbe Wahrheit. Denn der klassische Brief ist auch heute ein wertvolles Marketinginstrument für die persönliche Ansprache der Patientinnen. Wenn man ihn richtig einsetzt.
Versetzen Sie sich selbst in die Lage einer Patientin: Wie wirkt das zugesandte Privatrezept ohne Anlage? Wer öffnet gerne eine nackte Rechnung ohne Unterschrift und Grußformel?
In Zeiten von Google, KI und Social Media stellt sich natürlich die Frage, warum man überhaupt noch über Postsendungen spricht. Aber, auch wenn Praxen und Kliniken mehr und mehr auf eine komplette Online-Kommunikation umsteigen, gibt es den guten alten Brief noch immer. Rezepte werden nach wie vor zugeschickt, weil nicht alle Patientinnen das e-Rezept nutzen. Und die meisten Arztrechnungen kommen auch noch über den Postversand zu den Patientinnen.
Diametral zu der Annahme, schriftliche Korrespondenz sei antiquiert, stellt sich die Frage, ob es manchmal sogar genau richtig sein kann, gegen den Strom zu schwimmen und die eigene Zielgruppe ganz fokussiert und persönlich anzusprechen.
Wie berührend, emotional und nachhaltig die Wirkung eines handgeschriebenen Grußes ist, erlebt man bisweilen im privaten Bereich. Ein handsigniertes Buch vom Lieblingsautor, eine persönliche Postkarte aus dem Urlaub oder ein liebevoller Brief zu einem runden Geburtstag überraschen positiv und lösen Freude aus.
Briefe sind in unserer digitalen Zeit ein rares Gut geworden.
Interessanterweise werden bevorzugt in persönlichen und emotionalen Situationen Briefe geschrieben, beispielsweise zur Geburt oder in Todesfällen. Denn ein handgeschriebener Brief ist ein wirkungsvolles Mittel – ganz anders als WhatsApp, E-Mail und Co –, um tiefe Gefühle wie Wertschätzung, Dankbarkeit sowie Anteilnahme auszudrücken. Damit ist „die Post“ in unserer digitalen Zeit zu einem eher seltenen Gut geworden, das Nähe schafft und oftmals sogar als Erinnerungsstück aufbewahrt wird.
Machen Sie es schriftlich: Briefmarketing in der Privatpraxis
An dieser Stelle sind wir schon einmal ausführlich auf die Wirkung eines kleinen freundlichen Grußes eingegangen, der als personalisierter Schriftzug und Begleitung eines übersandten Rezeptes oder eines Laborbefundes seine typische besonders angenehme Wirkung erzielt.
Warum die Mühe von schriftlichen Patientinnen-Briefen? Erfolgreiche Privatpraxen schaffen mit Kreativität und Herz den ganz besonderen Service und die Excellenz, die Patientinnen in einer Arztpraxis nicht unbedingt erwarten, aber oft überrascht. Gerade in einer schnelllebigen Zeit, in der Leistungsprofile vergleichbarer werden, ist – neben der fachlichen und menschlichen Kompetenz – ein ungewöhnlicher Service ein wesentliches Instrument der Patientinnenbindung.
Ungewöhnlicher Service ist ein Instrument der Patientinnenbindung.
Oft sind es die kleinen Dinge, die einen Aha-Effekt auslösen. Der individualisierte Gesundheitsbrief aus der Praxis kann in periodisch wiederkehrenden Abständen versandt werden, wobei die jeweiligen Textbausteine an die Jahreszeit und an die persönlichen Bedürfnisse der Patientinnen angepasst werden. Ansprache und Schlussformulierung sollten handschriftlich erfolgen. Bei direkter Ansprache der Patientin in der Praxis werden – neben dem Einverständnis – die individuellen Interessen abgefragt, sodass die Zusammenstellung genau passend und themenbezogen erfolgen kann.
Lesen, was gesund macht
Das (neue) Angebot von persönlichen Gesundheitsbriefen aus der Frauenarztpraxis (mit passenden Textbausteinen) wird sicherlich Resonanz finden. Schließlich kümmern sich Gynäkologinnen und Gynäkologen nicht nur um Krankheiten und Gesundheit ihrer Patientinnen, sondern sie sind oft langjährig begleitende Partner in wichtigen Lebensentscheidungen.
Nur wer es anders macht, kann erwarten, dass es anders läuft
Persönliche Mitteilungen und Gesundheitsbriefe aus der Frauenarztpraxis sollten empathisch, klar und verständlich formuliert sein. Der handschriftlich zugefügte Schlusssatz und Gruß ist sozusagen das Sahnehäubchen mit emotionalem Zusatzeffekt.
Der wird zudem ausgelöst, wenn der „Brief vom Doc“ aus dem heimischen Briefkasten geholt und geöffnet wird. Psychologisch gesehen in Erwartungshaltung („Schöne Post? Oder wieder nur eine Rechnung?“) kann etwas in die Hand genommen werden, was den Wert dieses „Etwas“ – im Gegensatz z. B. zur WhatsApp oder zur E-Mail – verändert. Ein Vorteil, den ein physisches Objekt wie ein Brief mit sich bringt. Damit hat der greifbare Praxis-Gesundheitsbrief eine hohe Chance, wirklich wahrgenommen zu werden – mit einer potenziell stärkeren Resonanz als bei den elektronischen Medien.
Ein einheitliches Praxisdesign und eine hochwertige Corporate Identity, ebenso beim Briefpapier, sollten selbstverständlich sein. Hier gilt, wie auch bei den Visitenkarten oder beim Praxisflyer: Der Gruß aus der Praxis ist weit mehr als nur ein Papier – es sollte haptisch ein angenehmes Erlebnis für die Patientin sein, entsprechend dem einheitlichen Praxisauftritt mit positiver Wahrnehmung von Qualität sowie Professionalität.
In einer Zeit, in der digitale Werbung allgegenwärtig ist, kann physische Post eine höhere Chance haben, tatsächlich wahrgenommen zu werden.
Briefmarketing (modern „Direct Mailing“) ist als Königsdisziplin im direkten Praxismarketing noch eine Rarität. Gut gestaltete, postalische Gesundheitsbriefe erzeugen besondere Aufmerksamkeit, stärken das Vertrauen und fördern die Stabilität der Patientinnenbindung. Die direkte, namentliche Ansprache, das persönliche Anschreiben mit individualisierten Textbausteinen, ein freundlicher Gruß am Schluss und eventuell beigefügte Response-Elemente (Antwortkarte/Recall, Gutschein-Code, Seminar- oder Vortragseinladung in die Praxis, Terminbestätigung etc.) führen zu einer positiv starken Resonanz bei den Empfängerinnen.
Die kleine Notiz „Gesunde Grüße! Ihr Frauenarzt Dr. Bernd Meyer“ oder mehrere handschriftliche Sätze – mit Tinte geschrieben – des Frauenarztes bzw. der Frauenärztin „Ich gratuliere Ihnen zu den guten Laborwerten, Ihre Dr. Barbara Müller“ beeindrucken nachhaltig. Wer schreibt, der bleibt!
Kluges Briefmarketing der Privatpraxis ist eine Serviceleistung mit Wert, die gerade heute wieder gefragt ist und „Magic Moments“ schenkt.
Die Autorin
Theresia Wölker
Beraterin und Fachreferentin im Gesundheitswesen
(Schwerpunkte QM, Kommunikation, Stressbewältigung und Resilienz)
