Die Digitalisierung beeinflusst das Gesundheitswesen massiv. In der ärztlichen Praxis ist sie nicht primär als Technikprojekt, sondern als Team- und Kulturthema zu verstehen. Damit das Team digitale Anwendungen erfolgreich einbindet, ist eine Strategie nötig, die u. a. Schulungen und eine offene Kommunikation umfasst.
An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei! Sie betrifft alle Lebensbereiche und nicht zuletzt das Gesundheitswesen. Für Praxisinhaberinnen und -inhaber heißt das: Wenn das Praxisteam „mitgenommen“ wird, klappt die Digitalisierung deutlich besser als mit reiner Technik-Investition.
Bestandsaufnahme
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche digitalen Kompetenzen sind bereits vorhanden? Wo gibt es Berührungsängste? Definieren Sie ein Ziel und einen Weg vom Ist- zum Soll-Zustand (Ziel).
Haltung und Sicherheit
Der wichtigste nächste Schritt besteht darin, Ihrem Praxisteam Sicherheit zu geben und eine positive Grundhaltung zu fördern. Viele Mitarbeitende haben Respekt vor digitalen Anwendungen oder künstlicher Intelligenz (KI), weil sie Überforderung, zusätzliche Arbeit oder Arbeitsplatzverlust befürchten. Offene Kommunikation darüber, dass digitale Lösungen vor allem der Entlastung des Praxisteams dienen sollen und keine Kontrolle oder das Ersetzen von Menschen beabsichtigt ist, schafft Vertrauen und Akzeptanz.
Kommunizieren Sie offen, was nicht passiert, z. B. dass es sich um keine Leistungsüberwachung handelt. Schaffen Sie Raum für Fragen – auch für Skepsis. Darüber hinaus: Ein kurzer Teamtermin „Was ist KI – und was nicht?“ wirkt oft Wunder. So kommen alle Mitarbeitenden auf den gleichen Wissensstand.
Konkrete Praxisfälle
Im dritten Schritt sollten digitale Anwendungen an den realen Arbeitsabläufen der Praxis ansetzen. Statt abstrakter Schulungen ist es sinnvoll, Alltagssituationen in den Mittelpunkt zu stellen, etwa die Erstellung von Arztbriefen und Befundzusammenfassungen (Textbausteine), Unterstützung bei Telefon- oder E-Mail-Formulierungen, die Organisation von Terminen, die Patientenkommunikation (FAQ, Recall-Texte) oder interne Verwaltungsprozesse und Organisation (Checklisten, QM-Dokumente, Einarbeitung). Entscheidend ist der Alltag der Medizinischen Fachangestellten (MFA): Es werden Problemlöser gesucht, die leicht zu handhaben sind. Wenn Mitarbeitende erleben, dass digitale Tools genau dort unterstützen, wo bisher Zeitdruck und Routineaufgaben dominieren, steigt die Bereitschaft, sich damit auseinanderzusetzen. Daher sollte z. B. ein Praxisinhaber immer vom Problem des Personals ausgehen: „Was nervt im Alltag?“ Hier kann eine kurze Mitarbeiterbefragung helfen, um die digitalen Tools an den realen Praxisproblemen ansetzen zu lassen.
Niedrigschwellige Team-Schulungen
Organisieren Sie regelmäßige Schulungen zu digitalen Tools und KI-Anwendungen und bieten Sie Zugang zu Online-Plattformen, die Schulungen für MFA anbieten. Die Qualifizierung des Teams sollte niedrigschwellig, praxisnah und interaktiv erfolgen. Kurze Schulungseinheiten (60 bis 90 Minuten) in kleinen Gruppen (max. 6 bis 8 Personen), bei denen reale Praxisbeispiele genutzt werden und jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter selbst ausprobieren kann (angeleitet!), sind wirksamer als theoretische Fortbildungen. Nutzen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Checklisten für neue Systeme. Ergänzend kann es hilfreich sein, eine besonders digital affine Person im Team als internen Ansprechpartner zu benennen, der oder die bei Fragen sowie Problemen unterstützt und neue Anwendungen begleitet.
Klare Spielregeln
Gerade in Arztpraxen ist der richtige Umgang mit sensiblen Patientendaten extrem wichtig. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist deshalb die klare Regelung des Umgangs mit digitalen Anwendungen und insbesondere mit künstlicher Intelligenz.
Im medizinischen Umfeld müssen Datenschutz, ärztliche Verantwortung und rechtliche Rahmenbedingungen eindeutig geklärt sein. Transparente Leitlinien darüber, welche Tools genutzt werden dürfen, welche Daten niemals eingegeben werden dürfen (Patientendaten) und wo die Grenzen automatisierter Unterstützung liegen (z. B. keine medizinischen Entscheidungen durch KI), geben dem Team Orientierung und Sicherheit. Ein kurzes, verständliches einseitiges KI-Merkblatt für das Team reicht aus, damit jeder Mitarbeitende weiß, wie er sich zu verhalten hat.
Erfolge schrittweise sichtbar machen
Es empfiehlt sich, digitale Anwendungen schrittweise einzuführen und deren Erfolge sichtbar zu machen. Planen Sie Zeit für Einarbeitung ein, aber nicht „on top“ der normalen Arbeitszeiten. Wenn Mitarbeitende konkret erleben, dass bestimmte Prozesse schneller, strukturierter oder stressärmer ablaufen, entsteht die gewünschte Motivation ganz von selbst. Zum Start ein bis zwei digitale Tools einführen und ein bis zwei klare Anwendungsfälle zugrunde legen.
Regelmäßige Mini-Updates sind im Einführungsprozess hilfreicher anstatt einer einmaligen Schulung. Kontinuierliche Feedback-Runden alle 4 bis 6 Wochen helfen, Anwendungen anzupassen und das Praxisteam in die Weiterentwicklung einzubinden.
Feiern Sie kleine Erfolge, indem Sie den Mitarbeitenden aufzeigen: „Wir sparen pro Arztbrief x Minuten“ oder „Unsere Telefonzeiten haben sich reduziert“ oder „Wir haben weniger Stress in Stoßzeiten“. Motivation wächst durch spürbare Entlastung im Arbeitsalltag, nicht durch aufgezwungene Visionen des Chefs bzw. der Chefin.
Fördermittel nutzen
Informieren Sie sich und nutzen Sie Zuschüsse und Fördergelder für Digitalkompetenz-Schulungen, Qualifizierungschancengesetz oder regionale Programme wie MID-Gutscheine (Mittelstand Innovativ & Digital) in Nordrhein-Westfalen. KfW(Kreditanstalt für Wiederaufbau)-Fördergelder unterstützen Weiterbildungen. Sie können diese Fördermittel je nach Zuständigkeit über Bund, Länder oder Kassenärztliche Vereinigungen beantragen, um Ihre Kosten für die Einführung der Digitalisierung zu senken. Achtung: Oft müssen die Fördermittel erst bewilligt sein, bevor Sie Schulungen buchen dürfen.
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