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Praxisorganisation

Standartisierte Praxisabläufe

Zeitmanagement ist unverzichtbar

Dr. med. Dr. rer. nat. Peter Schlüter

8.1.2021

In einer 6-teiligen Serie geben wir Ihnen Tipps und Ratschläge, die helfen sollen, Ihre Praxisorganisation umsatzsteigernd und gewinnbringend zu strukturieren. Ganz wichtig ist es, die dargestellten Ideen und Vorschläge auch umzusetzen. Teil 5 erklärte die Kategorisierung von Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip.

Oft fehlt uns im Alltag vermeintlich Zeit, um alle anstehenden Aufgaben zu erledigen. Dazu bemerkte aber schon vor rund 2.000 Jahren der römische Dichter und Philosoph Lucius Annaeus Seneca: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, es ist zu viel Zeit, die wir nicht sinnvoll nutzen.“ Die nicht genutzte Zeit spiegelt sich auch im Pareto-Prinzip (Pareto-Effekt, 80/20-Regel) wider, wonach 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwands erzielt werden (Abb.).

Einführung einer konsequenten Bestellpraxis

Die Zeiten von überfüllten Wartezimmern als äußeres Kennzeichen der Qualität des Praxisinhabers sind vorbei. Heute gilt dagegen ein gut strukturiertes ­Praxismanagement als Gütesiegel. Terminplanung ist dabei das A und O, um Ihr Angebot (Arbeitszeit) und die Nachfrage (Inanspruchnahme) abzustimmen und aktiv zu steuern. Eine Terminpraxis bedeutet Selbstbestimmung statt Fremdbestimmung und zeugt von Professionalität. Darüber hinaus lassen sich damit Freiräume für Privatpatienten, Selbstzahlerleistungen und operative Tätigkeiten schaffen.

Wichtig für die Terminplanung ist ein strukturiertes Vorgehen. So sollten mögliche Notfälle berücksichtigt werden, wobei „Notfall“ zuvor klar zu definieren ist. Weitere Pufferzeiten werden für Privatpatienten und dringende Fälle benötigt. Aber auch kleinere Inanspruchnahmen sind einzuplanen. Cave: Planen Sie nicht zu eng und vergeben Sie nicht alle Termine eines Tages oder einer Woche. Für die Einführung einer Bestellsprechstunde könnten Sie so vorgehen:
1. Stellen Sie fest, wie viele Patienten pro Sprechstundeneinheit behandelt werden und ermitteln Sie den durchschnittlichen Zeitbedarf pro Patient.
2. Legen Sie Ihren wöchentlichen (täglichen) Zeitrahmen für Kassenpatienten fest!
3. Erstellen Sie Arbeitsplatzbeschreibungen und Arbeitsanweisungen, aus denen auch klar hervorgeht, wie viel Zeitaufwand für eine bestimmte Tätigkeit notwendig ist.
4. Erstellen Sie Zeitfenster für die verschiedenen Tätigkeiten (Untersuchung, Sonografie, Röntgendiagnostik, Funktionsdiagnostik, Akupunktur, Chirotherapie, Aufklärungsgespräche etc.).
5. Erstellen Sie die Zeitfenster für Arzt, Mitarbeiter und Räume.
6. Bestimmen Sie jetzt den Zeittakt der Patienteneinbestellung.
7. Lassen Sie entsprechend Ihrer Erfahrung ein oder zwei Termine pro Stunde für Notfälle oder schwierige Situationen frei.

Bei der Umsetzung sollten Sie sich klare Ziele setzen, wie „In einem Monat haben wir Wartezeiten unter 20 Minuten, in zwei Monaten unter 15 Minuten, in drei Monaten arbeiten wir nur noch nach Terminen ohne jeglichen Zeitdruck und in sechs Monaten führen wir eine reine Privatsprechstunde ein“. Dabei müssen Sie sich aber auch die Schritte bewusst machen, die notwendig sind, das jeweilige Etappenziel zu erreichen. Und beziehen Sie auf jeden Fall Ihre Mitarbeiter in die Planungen mit ein und machen Sie sie quasi zu Unternehmern im Unternehmen. Des Weiteren erstellen Sie für sich einen persönlichen Zeitplan – sowohl für Ihren Part zum Erreichen von Etappenzielen als auch für persönliche Vorhaben:
• In zwei Wochen ist die Sprechstundenstatistik zur Einführung der Terminpraxis erstellt.
• In vier Wochen steht die Liste meines privaten Leistungsangebotes, die Terminpraxis ist eingeführt mit dem Ziel einer maximalen Wartezeit von xy Minuten.
• In sechs Wochen ist das Praxisteam über Selbstzahlerleistungen informiert und vorbereitet.
• In acht Wochen ist die Privatsprechstunde eingerichtet.
• Ab sofort verwende ich zehn Minuten pro Tag für meine schriftliche Zeitplanung.
• In den nächsten zwölf Monaten werden folgende Seminare besucht/Fachbücher gelesen.

Das große Ziel ist letztendlich dahin zu kommen, dass Sie nie mehr sagen „Ich habe keine Zeit“, sondern stattdessen „Dafür habe ich keine Zeit“.

Der Autor

Dr. med. Dr. rer. nat. Peter Schlüter
Arzt für Allgemeinmedizin
Arzt für Naturheilverfahren
76684 Tiefenbach
schlueter@vital-arzt-praxis.de
www.vital-arzt-praxis.de

Dr. Dr. Peter Schlüter ist promo­vierter Naturwissenschaftler und ­Mediziner. Seit 1982 ist er als Arzt für Allgemein­medizin mit betriebs­­wirtschaftlich ­opti­mierter Praxis nieder­gelassen. Als Berater zu allen ­Fragen der Praxisorganisation, Praxis­manage­­ment und ­Abrechnung ist er seit 1987 tätig.

Bildnachweis: eugenesergeev (iStockphoto)

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